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Paris, le 28 Juin 2011-  Pay-Back Group , cabinet d’audit spécialisé dans l’analyse et la fiabilisation des transactions financières, a choisi le Mail Archiver de Barracuda Networks Inc.,    l’un des principaux fournisseurs de dispositifs de sécurité informatique pour les applications d’entreprise, pour l’archivage et l’exploitation des e-mails de ses clients. Ce choix offre un avantage concurrentiel important et permet d’exploiter une base d’informations riche en complément des contrats papier et base de données classiques. Un retour d’expérience peu commun, avec une utilisation assez atypique du Mail Archiver de Barracuda Networks comme outil quotidien d’audit de transactions financières en plus d’un outil d’archivage des données clients.

Un projet avec un fort impact sur le cœur de métier

Créée en 1996, Pay-Back Group est un cabinet d’audit spécialisé dans l’analyse et la fiabilisation des transactions financières. Le groupe compte aujourd’hui 150 collaborateurs travaillant  au sein des différentes filiales européennes qui récupèrent chaque jour des bénéfices cachés[1] pour ses clients grands comptes autour de 3 axes : la recherche de cash additionnel, la maitrise du coût et de la qualité pour améliorer le contrôle interne, et le pilotage au quotidien. Ils interviennent auprès des directions achats et financières an analysant toute la chaîne transactionnelle (flux logistiques, comptabilité, les contrats d’achat, les remises,…). Leurs clients sont principalement dans la grande distribution, la distribution spécialisée et l’industrie.

Dès début 2010, Pay-Back Group a mené une réflexion pour diversifier les sources d’informations utilisées lors des audits. En effet, autrefois tous les documents d’échanges commerciaux étaient imprimés et rigoureusement classés. Maintenant beaucoup d’échanges clients/fournisseurs restent confinés dans les systèmes de messagerie. Ils souhaitaient donc trouver une solution pour capter et analyser ces messages afin d’améliorer la qualité et la complétude des données des audits.

« Avec l’évolution technologique, les données se sont dispersées dans les systèmes d’information, ce qui en a complexifié considérablement la gestion. Afin de nous démarquer de nos concurrents, qui basent leurs audits sur les informations des bases de données et des contrats papier, nous cherchions une solution nous permettant d’étendre nos champs d’analyse au vaste domaine des e-mails, sans pour autant compliquer la tâche de nos auditeurs au quotidien. », explique Anthony Seifert, Directeur des Systèmes d’Information de Pay-Back.

Une solution simple, technologique et abordable


Une fois ce besoin identifié par la Direction Informatique de Pay-Back, la Direction Opérationnelle a alors réalisé un cahier des charges mettant en avant la nécessité de l’internationalisation de la solution, l’importance du respect de la confidentialité des e-mails stockés afin de mettre en confiance les clients du groupe mais également la performance technique, la simplicité d’utilisation pour les auditeurs et bien sûr le prix.

Après 3 mois d’étude, de recherche et de rencontres des fournisseurs, Pay-Back a retenu 3 solutions en phase finale : 1 développement spécifique et 2 offres marché, dont celle de Barracuda Networks. Avec la concertation de la Direction Opérationnelle, la Direction Informatique a établi et complété une grille d’aide au choix avec des critères objectifs et pondérés qui a placé Barracuda Mail Archiver en pole position.

En effet, en plus des critères initiaux, le Mail Archiver propose une solution intégrant des messages issus des principaux systèmes de messagerie du marché, une gestion des droits d’accès des utilisateurs et une mise à jour aisée. Mais les principaux atouts de séduction de la solution Barracuda Mail Archiver qui ont su faire la différence sont les performances du moteur de recherche, l’évolutivité du stockage grâce à la capacité de connexion d’un disque externe, l’interface WEB intuitive et sa disponibilité sous forme d’appliance.

Implémentation et résultats


Le projet a été pris en charge par DynaTéra, 1er Diamond Partner de Barracuda Networks en France. Afin de réaliser les tests nécessaires à la validation  fonctionnelle et technique chez Pay-Back, DynaTéra a fourni gracieusement les infrastructures de prêt ainsi qu’un de ses consultants pendant toute la durée de l’opération. Après un accompagnement pour la mise en œuvre, le réglage et une formation de la solution acquise, les utilisateurs ont très vite pu démarrer les audits avec une solution qui a su satisfaire toutes les parties prenantes.

Certains utilisateurs étaient initialement réfractaires et ne souhaitaient pas « encore un outil supplémentaire ». Finalement, ce sont ces premiers utilisateurs qui ont assurés eux-mêmes la promotion du système en interne. Après quelques mois, les demandes d’implémentation de la solution sur les sites ont afflué de toutes parts. Aujourd’hui 4 boitiers ont déjà été déployés pour 25 utilisateurs, 6 autres devraient être installés chez les clients de Pay-Back d’ici la fin 2011.

« La solution Barracuda Mail Archiver nous a permis de créer immédiatement de la valeur avec un usage totalement indolore pour nos utilisateurs. », commente Anthony Seifert, Directeur des Systèmes d’Information de Pay-Back.

Cette solution est utilisée dans le cadre d’audit permettant de récupérer des bénéfices cachés. Les gains financiers sont donc très facilement mesurables. Sur le 1er site de Pay-Back, le ROI a été atteint en 3 mois et pour les autres sites, il le sera en 6 mois.

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A propos du Barracuda Mail Archiver

Barracuda Mail Archiver est une solution d'archivage du courriel complète et économiquement accessible qui, permettant d'indexer et de conserver tous les courriels, améliore le rendement opérationnel et respecte les normes législatives et règlementations en la matière. En tirant profit des politiques normalisées et de l’accès continu aux messages, le contenu du courriel est complètement indexé et sauvegardé afin de permettre aux administrateurs, aux réviseurs et aux utilisateurs finaux de rapidement récupérer les messages stockés dans les archives de l’organisation.

·         Archivage complet

·         Recherche et récupération

·         Gestion des politiques de sécurité

·         Gestionnaire de stockage intelligent

·         Interface basée sur les rôles

·         Génération de rapports et statistiques

A propos de Barracuda Networks

Barracuda Networks Inc. combine des solutions matérielles et logicielles, des services « dans le nuage » (« cloud services »), et de la téléassistance pour fournir des solutions complètes de sécurité, de réseau et de stockage. Le portefeuille produits de l’entreprise inclut des offres de protection contre les menaces liées aux emails, à l’Internet et aux messageries instantanées ainsi que des produits qui améliorent le fonctionnement des applications et les accès réseau, l’archivage de messages, la protection et la sauvegarde des données.

Aujourd’hui, Barracuda Networks dispose de 10 bureaux à travers le monde dont 1 en France, des distributeurs dans 100 pays et de plus de 100 000 clients internationaux dont Coca-Cola, FedEx, IBM, L’Oréal et Europcar. Le siège de la société se situe à Campbell en Californie.

Pour plus d’informations : www.barracudanetworks.com

A propos de Pay-Back Group

Pay-Back est un cabinet d’audit spécialisé dans l'analyse et la mise sous contrôle des transactions d'achats. Pay-Back Group est une entreprise patrimoniale et indépendante. Créée en 1996, le groupe compte aujourd’hui 150 collaborateurs travaillant  au sein des différentes filiales Européennes en France, Espagne, Italie, Pologne, Portugal, Roumanie et Turquie ; et récupère chaque jour des bénéfices cachés pour ses clients grands comptes.

Pour plus d’information : http://www.payback-group.com/

A propos de DynaTéra

DynaTéra est un  fournisseur de réseaux à valeur ajouté. Le concept de « fournisseur de réseaux »  est une réflexion avancée sur le rôle des acteurs des marchés opérateurs et les besoins cruciaux non encore adressés. DynaTéra propose une pertinence toute particulière en fournissant une démarche inverse aux tendances actuelles du marché. En basant son approche et ses services sur l’écoute et la compréhension des métiers de ses clients, DynaTéra offre, à travers son expertise une réponse sur mesure, évolutive et dans le respect des performances financières. DynaTera s’appuie sur les plus grands acteurs du marché en l’occurrence Barracuda Networks pour adresser efficacement les problématiques de sécurité. Aujourd’hui DynaTéra est présente en France et prévoit un développement très prochainement de ses activités en Belgique.

Pour plus d’informations : www.Dynatera.fr

 





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