Dématérialisez ! le mot est lancé et aujourd´hui présent sur toutes les
lèvres des Directions des systèmes d´information. Mais qu´entendons-nous par
dématérialisation ? Ce qualitatif usuellement employé semble en effet avoir
un sens très différent en fonction des entreprises.


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Historiquement cantonné à la première étape d´acquisition
(numérisation), la dématérialisation couvre aujourd´hui de nombreux domaines
qui contribuent à créer une réelle valeur ajoutée au sein de l´entreprise, à
valoriser son patrimoine documentaire, à le rendre plus accessible, à
proposer de nouveaux services ou encore à améliorer son propre processus
organisationnel.

On comprend donc bien la nécessité d´aborder les politiques de
dématérialisation de manière globale afin de créer une forte valeur ajoutée
et ne pas se contenter de simplement dématérialiser des documents qui seront
ensuite archivés de façon statique. Les tendances les plus visibles du
moment sont peut être le travail collaboratif, la dématérialisation de
factures, la signature électronique ou encore l´optimisation de la relation
client. Autant de domaines stratégiques qui imposent de travailler et de
partager des documents dématérialisés, accessibles et personnalisables.

C´est alors qu´il convient de définir et mettre en ouvre un processus de
traitement global allant de l´acquisition par les meilleurs procédés
(Reconnaissance et Lecture automatique de documents (RAD/LAD).) jusqu´à l´
archivage pour tirer pleinement parti des possibilités offertes par la
dématérialisation. Mais la dématérialisation n´est pas seulement une
question de technologies, elle doit tenir compte d´un ensemble de
contraintes métiers, légales ou organisationnelles. Cela passe notamment par
le respect des réglementations en vigueur pour la dématérialisation fiscale
de factures, le respect des standards de sécurité, la conformité à des
normes, exemple NF Z 42-013, à des instructions (DGI, .) ou des
recommandations (FNTC, .).

C´est à ce niveau que vont se dégager les principaux gisements de
productivité qui se traduiront par exemple :

- par une meilleure réactivité
- par un accès simplifié à des documents numérisés (courriers, dossiers,
factures , .) grâce à une indexation, une qualification et des contrôles
automatisés.
- ou encore par la mise en place d´un processus de génération et d´envoi de
documentations commerciales.

Les possibilités sont infinies et permettent aux entreprises de décharger
leurs collaborateurs d´étapes fastidieuses consommatrices de temps et de
ressources pour les réaffecter à des missions à valeur ajoutée ! Ainsi, par
exemple, en mettant en place un système de dématérialisation de courriers,
les entreprises peuvent sensiblement améliorer leur réactivité vis-à-vis de
leurs clients et diviser par deux leurs coûts de traitement traditionnels.

Au niveau organisationnel, la dématérialisation joue également un rôle
stratégique en occupant une place centrale dans le processus de travail
collaboratif et en intégrant les spécificités métiers des entreprises. En
effet, une fois dématérialisé, le document est alors revalorisé et peut
aisément s´insérer dans un mode de traitement et de consultation prédéfini
avant d´être archivé en ligne et mis à disposition en temps réel, notamment
au travers de portails web sécurisés. Cette approche, fréquemment utilisée
par les bancassureurs pour leurs contrats clients, est à la fois génératrice
de qualité de service et d´économies significatives liées aux coûts de
stockage.

L´archivage, et particulièrement l´archivage en ligne, est également une
composante incontournable et contribue à sécuriser et rendre aisément
accessible des documents. Positionnée en bout de la chaîne de
dématérialisation, elle joue néanmoins un rôle important notamment depuis la
loi du 13 mars 2000 qui donne au document électronique la même valeur que le
document papier mais sous conditions : le document doit notamment être
établi et conservé de façon à garantir son intégrité.

Forte de ces différents éléments, la dématérialisation semble donc être
réellement entrée dans une ère « industrielle » et répondre aux besoins de
productivité des entreprises dans différents domaines.



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Dossier

Droit d’accès et comptes à privilèges

Jacques Cheminat 0 145575
Equifax, Deloitte, Uber, les récentes violations de données ont souvent des techniques de piratages différentes, mais un élément commun, obtenir l’accès à des applications critiques comme les bases de données, les bases clients, les informations bancaires. En général ces programmes sont soumis à habilitation et rattachés à des comptes à privilèges. leur protection est donc une nécessité dans un monde de plus en plus ouvert et insécurisé. Dossier publié avec le concours de Kleverware.
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